Política de tratamiento de datos personales

VASQUEZ LEGAL & CAPITAL S.A.S. (Vásquez & Asociados) · Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

• Razón social: VASQUEZ LEGAL & CAPITAL S.A.S.
• Nombre comercial: Vásquez & Asociados
• NIT: 902.085.384-1
• Domicilio y dirección: Carrera 50 # 50-14, Edificio Banco Popular, Piso 16, Oficina 1601, Medellín (Antioquia), Colombia
• Correo electrónico para datos personales: abogadapiedadvasquez@piedadvasquez.com
• Teléfono / WhatsApp: 301 792 4127
• Sitio web: www.piedadvasquez.com

2. Objeto y marco normativo

La presente Política establece los criterios con los que VASQUEZ LEGAL & CAPITAL S.A.S. (en adelante, «la Firma») recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales de las personas con quienes se relaciona, y los procedimientos para que los Titulares ejerzan sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información y a revocar la autorización otorgada.

Se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26) y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen. En lo relativo a la información de clientes, la Firma observa además el deber de reserva y secreto profesional que impone la Ley 1123 de 2007 (Código Disciplinario del Abogado).

3. Ámbito de aplicación

Esta Política se aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por la Firma, en su calidad de Responsable, y a los Encargados que traten datos por cuenta de ella. Obliga a sus socios, abogados, dependientes, practicantes, contratistas y proveedores que tengan acceso a dichos datos.

4. Definiciones

Para efectos de esta Política, y de conformidad con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, se entiende por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado o sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público, y los contenidos en registros y documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva.
• Dato semiprivado y dato privado: el que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública, cuyo conocimiento interesa al Titular y a cierto sector o grupo de personas; y el que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el Titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; en este caso, la Firma.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio colombiano para que un Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

5. Principios

La Firma aplica de manera armónica e integral los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, solo recolecta los datos pertinentes y necesarios para la finalidad informada, no los usa para fines distintos, protege su reserva aun después de terminada la relación con el Titular y no los publica en internet ni en otros medios de divulgación masiva, salvo que se trate de información pública o que el acceso esté técnicamente controlado.

6. Datos que trata la Firma y su origen

Según la relación con cada Titular, la Firma puede tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación y contacto: nombres, documento de identidad, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, correo electrónico, parentesco y estado civil.
• Datos del caso: circunstancias del accidente de tránsito, informe policial de accidente (IPAT), fotografías, videos, testimonios, datos de vehículos, pólizas y actuaciones administrativas, penales y civiles.
• Datos sensibles de salud: historias clínicas, incapacidades, epicrisis, dictámenes de pérdida de capacidad laboral, valoraciones médico-legales y psicológicas, y certificados de defunción.
• Datos económicos y laborales: ingresos, vínculo laboral, aportes a seguridad social y demás soportes necesarios para acreditar perjuicios materiales, como el lucro cesante y el daño emergente.
• Datos de niños, niñas y adolescentes: cuando son víctimas directas o indirectas del accidente, en los términos del numeral 8 de esta Política.
• Datos de terceros: de conductores, propietarios, empresas transportadoras, aseguradoras, testigos y peritos, obtenidos de documentos públicos, expedientes judiciales o administrativos, o suministrados por el cliente, únicamente en la medida necesaria para el ejercicio del derecho de defensa y la representación judicial.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador y páginas visitadas, recogidos mediante cookies y herramientas de analítica del sitio web.

Los datos se obtienen directamente del Titular o de su representante, a través de la oficina, el teléfono, WhatsApp, el correo electrónico y el formulario de contacto del sitio web, así como de fuentes públicas y de las autoridades y entidades que intervienen en el caso.

7. Finalidades del Tratamiento

7.1. Clientes, posibles clientes y víctimas indirectas

• Atender la consulta inicial y evaluar la viabilidad del caso.
• Celebrar y ejecutar el contrato de prestación de servicios profesionales y el mandato o poder correspondiente.
• Adelantar reclamaciones ante aseguradoras, audiencias de conciliación, procesos penales, demandas civiles y demás actuaciones administrativas y judiciales en representación del cliente.
• Solicitar, aportar y controvertir pruebas, incluidos dictámenes médicos, de pérdida de capacidad laboral, psicológicos y de reconstrucción de accidentes, para lo cual los datos podrán compartirse con peritos, juntas de calificación de invalidez, instituciones prestadoras de salud y autoridades.
• Informar al cliente sobre el estado de su proceso, citarlo a diligencias y gestionar el recaudo y la distribución de las indemnizaciones obtenidas.
• Facturar, llevar la contabilidad y cumplir obligaciones tributarias y legales.
• Atender peticiones, quejas y reclamos, y medir la satisfacción con el servicio.

7.2. Contrapartes y terceros vinculados al proceso

• Identificarlos, notificarlos, convocarlos a conciliación, presentar reclamaciones y demandas, y ejercer las acciones legales a favor de los clientes, conforme al artículo 10, literal b), de la Ley 1581 de 2012 cuando se trate de información requerida por autoridad judicial o administrativa, y en los demás casos dentro de los límites del derecho de defensa.

7.3. Visitantes del sitio web

• Responder las solicitudes enviadas por el formulario de contacto o por WhatsApp.
• Elaborar estadísticas de uso y mejorar el funcionamiento y la seguridad del sitio.

7.4. Trabajadores, aspirantes, practicantes, contratistas y proveedores

• Adelantar procesos de selección, vinculación, pago de salarios u honorarios, afiliación a seguridad social y cumplimiento de obligaciones laborales, contractuales y tributarias.
• Gestionar la relación con peritos, dependientes judiciales y proveedores de servicios.

8. Tratamiento de datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

La Firma solo trata datos sensibles, en especial los relativos a la salud, cuando el Titular ha dado su autorización explícita, o cuando el Tratamiento es necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, en los términos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Al solicitarlos, la Firma informa al Titular cuáles de los datos son sensibles, la finalidad para la que se recolectan y que no está obligado a autorizar su Tratamiento. Ninguna actividad se condiciona a que el Titular entregue datos sensibles, salvo que estos sean indispensables para la prestación del servicio solicitado.

Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratan únicamente cuando responden y respetan su interés superior y aseguran el respeto de sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015. La autorización la otorga su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, cuya opinión se valora según su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

9. Autorización

La Firma solicita la autorización del Titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, por escrito, de forma oral, mediante el formulario del sitio web, la casilla de aceptación del formulario de contacto, el mensaje de WhatsApp o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que la otorgó. La Firma conserva prueba de dicha autorización.

No se requiere autorización, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, cuando se trate de: (a) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (b) datos de naturaleza pública; (c) casos de urgencia médica o sanitaria; (d) tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (e) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria según la ley.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, ni respecto de la información que la Firma deba conservar en cumplimiento de obligaciones legales o para la defensa de los intereses del cliente en un proceso en curso.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su calidad.

11. Deberes de la Firma como Responsable

La Firma cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012; entre otros: garantizar al Titular el ejercicio de su derecho de hábeas data; conservar copia de la autorización; informar la finalidad de la recolección; conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; actualizar y rectificar la información; tramitar consultas y reclamos en los términos legales; exigir a los Encargados el respeto de la seguridad y privacidad de la información; e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información de los Titulares.

12. Área responsable y canales de atención

La atención de consultas, reclamos y solicitudes en materia de datos personales está a cargo de la Dirección de la Firma, a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: abogadapiedadvasquez@piedadvasquez.com, con el asunto «Datos personales».
• Correspondencia física: Carrera 50 # 50-14, Edificio Banco Popular, Oficina 1601, Medellín.
• Teléfono / WhatsApp: 301 792 4127, solo para orientación; las consultas y reclamos formales deben presentarse por escrito.

13. Procedimiento para consultas y reclamos

13.1. Consultas

El Titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de la Firma. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

13.2. Reclamos

Quien considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, puede presentar un reclamo por escrito que contenga: la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos que quiera hacer valer (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012). Se seguirán estas reglas:

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si la Firma no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.
• Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado este trámite ante la Firma (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

14. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar sus servicios, la Firma puede transmitir datos a Encargados que le prestan servicios de alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento en la nube, mensajería y contabilidad, algunos de los cuales pueden tener servidores fuera de Colombia. En estos casos, la Firma exige a los Encargados medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas, conforme al Decreto 1074 de 2015.

Así mismo, la información del cliente se comunica a las autoridades judiciales y administrativas, a los centros de conciliación, a las aseguradoras y demás obligados al pago, y a los peritos, en la medida estrictamente necesaria para adelantar la representación encomendada. La Firma no vende, alquila ni cede las bases de datos a terceros con fines comerciales.

15. Seguridad de la información y secreto profesional

La Firma adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos, entre ellas: acceso restringido a los expedientes según el personal asignado a cada caso, contraseñas y controles de acceso en sus sistemas, copias de seguridad periódicas, cláusulas de confidencialidad con trabajadores, contratistas y peritos, y custodia de los documentos físicos en la oficina. La información confiada por los clientes está amparada, además, por el secreto profesional del abogado.

16. Sitio web, cookies y comunicaciones

El sitio www.piedadvasquez.com utiliza cookies propias y de terceros, incluidas herramientas de analítica, para su funcionamiento y para obtener estadísticas de navegación. El usuario puede aceptarlas, rechazar las no esenciales mediante el aviso de cookies, o configurarlas en su navegador. El sitio muestra reseñas públicas de Google y enlaces a redes sociales y a WhatsApp; el uso de esos servicios se rige además por las políticas de sus respectivos proveedores.

El envío de datos mediante el formulario de contacto exige marcar la casilla de autorización.

17. Vigencia de las bases de datos

Los datos personales se conservan durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento, incluida la terminación del proceso y el pago de las indemnizaciones, y por el término adicional que exijan las normas contables, tributarias, de archivo y las relativas a la responsabilidad profesional del abogado. Cumplidas esas finalidades y plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.

18. Modificaciones y vigencia de la Política

Cualquier cambio sustancial en esta Política se comunicará a los Titulares de manera oportuna, antes de su implementación, mediante su publicación en el sitio web o por los demás medios de contacto disponibles. La presente Política rige a partir de su publicación en www.piedadvasquez.com.